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A principios de este mes, la Oficina de Patentes y Marcas de los Estados Unidos (USPTO) publicó un marco legal actualizado, a partir del 11 de septiembre de 2025, que rige su Sistema Electrónico de Patentes. Anunciado en el Registro Federal como “Marco Legal Actualizado para el Sistema Electrónico de Patentes”, este documento establece nuevas reglas básicas para el Centro de Patentes, que ha reemplazado los sistemas EFS-Web y PAIR.
El marco detalla los requisitos para la presentación y visualización electrónica de solicitudes de patentes y documentos relacionados, impactando los flujos de trabajo diarios de los profesionales de patentes, inventores y asesores internos. Formaliza muchos cambios recientes en el procedimiento de la USPTO, enfatizando la seguridad, los datos estructurados y las capacidades electrónicas ampliadas.
Principales actualizaciones de los procedimientos del centro de patentes
El nuevo marco analiza los detalles sobre varios cambios significativos que los profesionales de la propiedad intelectual deberían tener en cuenta. Las actualizaciones refinan todo, desde el acceso del usuario hasta los tipos de aplicaciones que se pueden presentar electrónicamente.
1. Registro obligatorio de usuarios y controles de acceso más estrictos
Quizás el cambio más significativo es el requisito de que todos los usuarios ahora deben estar registrados para usar el Sistema Electrónico de Patentes. Esta política se aleja de la práctica anterior que permitía a los usuarios no registrados archivar y ver ciertas aplicaciones. Para convertirse en un "usuario registrado", una persona debe crear una cuenta de USPTO.gov y completar un proceso de verificación de identidad. La USPTO especifica que los usuarios pueden verificar su identidad enviando un formulario en papel, utilizando el servicio ID.me en línea u otro proceso designado por el Director.
Este cambio se extiende al personal de apoyo al profesional, que debe obtener sus propias credenciales y ser patrocinado formalmente por un profesional. El marco prohíbe explícitamente el intercambio de credenciales y aclara que los profesionales no pueden patrocinar la automatización o las herramientas basadas en la Inteligencia Artificial como personal de apoyo.
2. Normas más claras para las presentaciones de terceros
El marco refuerza las reglas en torno a documentos de terceros, prohibiendo su presentación a menos que se autorice específicamente. Cuando esté permitido, como para las presentaciones previas a la emisión bajo 37 CFR § 1.290, los declarantes deben usar la "interfaz electrónica dedicada especial" proporcionada. Esto garantiza que la información de terceros no se coloque directamente en el archivo de solicitud sin una detección adecuada. Se eliminarán los documentos de terceros presentados incorrectamente, como una protesta presentada directamente en una solicitud después de la publicación.
3. Procedimientos formalizados para interrupciones del sistema
La USPTO ahora tiene un protocolo más claro para interrupciones significativas y no planificadas del Centro de Patentes. El Director podrá designar un "procedimiento de presentación electrónica alternativa" para nuevas solicitudes y otras solicitudes de patente. Si no se especifica un método alternativo durante una interrupción, los solicitantes deben volver a los procedimientos previamente establecidos para tales eventos. Las solicitudes presentadas a través de un método electrónico alternativo aprobado se considerarán presentadas electrónicamente y no incurrirán en el recargo no DOCX.
4. Presentación electrónica ampliada de patentes de plantas
En una actualización bienvenida para los innovadores hortícolas, el marco agrega oficialmente solicitudes de patente de planta a la lista de presentaciones aceptadas a través del Sistema Electrónico de Patentes. A partir del 24 de mayo de 2024, los solicitantes pueden presentar nuevas solicitudes de planta, incluyendo dibujos en color o fotografías, tarifas y documentos de seguimiento, completamente a través del Centro de Patentes.
5. Énfasis continuo en los listados de DOCX y secuencias estandarizadas
El marco reitera el impulso de la Oficina por datos estructurados aclarando que las solicitudes de patente presentadas en formato DOCX se validarán, y el sistema proporcionará "retroalimentación útil sobre el formato de sus solicitudes". Este proceso ayuda a los solicitantes a corregir los errores temprano y evitar el recargo que no es de DOCX.
Para aplicaciones de biotecnología, se han estandarizado las reglas para los listados de secuencias. Las solicitudes presentadas a partir del 1 de julio de 2022, que describan secuencias de nucleótidos o aminoácidos deben contener un archivo "Sequence Listing XML" de acuerdo con 37 CFR §§ 1.831-1.835.
Consideraciones
Estas actualizaciones colectivamente representan un paso significativo en los esfuerzos de modernización de la USPTO. Si bien muchos cambios prometen una mayor eficiencia y seguridad, también introducen nuevas responsabilidades para los profesionales.
Beneficios potenciales
Seguridad mejorada: el registro obligatorio y la autenticación en dos pasos crean un entorno de archivo más seguro, lo que reduce el riesgo de acceso no autorizado a datos confidenciales de la aplicación. La política de "no compartir" para las credenciales agrega otra capa de responsabilidad.
Mayor eficiencia: La función de validación para los envíos de DOCX permite la corrección de errores en tiempo real, lo que podría reducir las acciones de Office relacionadas con el formato. La expansión de la presentación electrónica a las patentes de la planta simplifica el proceso para un área especializada de la PI.
Mayor previsibilidad: Al formalizar los procedimientos para los cortes de sistemas, la USPTO proporciona una hoja de ruta más clara para los profesionales durante interrupciones inesperadas, reduciendo la incertidumbre.
Desafíos y riesgos
Obstáculos procesales: El proceso obligatorio de registro y verificación de identidad, aunque beneficioso para la seguridad, puede crear una carga administrativa para los bufetes de abogados, especialmente cuando se administra personal de apoyo y se incorpora a nuevo personal. Las empresas deben administrar diligentemente sus listas de patrocinio y eliminar a las personas que ya no están empleadas o afiliadas.
Responsabilidad de cumplimiento: Los profesionales son explícitamente responsables de las acciones de su personal de apoyo patrocinado utilizando el Centro de Patentes. Esto incluye garantizar que el personal use sus propias credenciales y no viole los términos del acuerdo de suscriptor. Un profesional también debe "tomar medidas razonables para garantizar el cumplimiento por cada individuo de apoyo de profesional patrocinado con los requisitos establecidos en el acuerdo de suscriptor".
Verificación de terceros: La confianza en servicios externos como ID.me para la verificación de identidad introduce a un tercero en la cadena de confianza. Si bien es una práctica común, esto requiere que los declarantes confíen en los protocolos de seguridad de un proveedor externo con su información personal.
Riesgo de presentación incorrecta: La especificidad de las reglas para envíos de terceros significa que un error inadvertido, como no utilizar la interfaz dedicada, podría resultar en que la presentación se considere incorrecta y se elimine del archivo. Los profesionales deben asegurarse de que sus equipos estén capacitados en estos requisitos de procedimiento precisos.
Conclusión
El marco legal actualizado de la USPTO para el Sistema Electrónico de Patentes consolida el compromiso de la agencia con un proceso de procesamiento de patentes totalmente digital, seguro y estandarizado.
Los cambios priorizan la seguridad a través del registro obligatorio y verificado y ponen un claro énfasis en los datos estructurados con el impulso continuo para las presentaciones basadas en DOCX y XML.
Para los profesionales, estas actualizaciones requieren una revisión de los flujos de trabajo internos, particularmente en lo que respecta a la gestión de la cuenta de usuario, la capacitación del personal sobre nuevas interfaces de presentación y el cumplimiento de las estrictas reglas de acreditación.
Si bien la adaptación a estos nuevos requisitos exigirá atención a los detalles, el resultado a largo plazo debería ser un sistema de presentación de patentes más predecible y eficiente para todos los usuarios.
